e-Mentor Pro est un outil puissant et simple

Le système est construit autour de la protection de l'élève tutoré avec une hiérarchie d'autorisation des chefs de projet, coordinateurs, tutorés et tuteurs basée sur les procédures mises en place en Angleterre pour protéger les enfants. Cette hiérarchie d'autorisation peut-être utilisée et adaptée à chaque organisation décidant d'utiliser le système.

Lorsque les coordinateurs ont crée un binôme tuteur / tutoré, le coordinateur responsable de la zone géographique informe le tuteur et l'élève concernés. Le tuteur est chargé d'envoyer un premier message à son tutoré à travers le système e-mentor Pro. Le système génère aussitôt automatiquement un message texte sur le portable du tutoré pour le prévenir qu'il a un message de son tuteur. Le binôme est alors démarré.

Les adresses e-mail réelles sont conservées dans la base de données e-Mentor Pro. Tous les e-mails échangés entre le tuteur et l'élève transitent par e-Mentor Pro et sont enregistrés afin qu'il y ait une traçabilité complète de toute l'activité. Dès sa réception, chaque e-mail est filtré sur les éventuels mots ou phrases douteuses et si nécessaire il est envoyé au coordinateur. Des e-mails sont sélectionnés au hasard et sont envoyés au coordinateur responsable qui en contrôle le contenu.

Dès le démarrage du service, le tutoré et le tuteur reçoivent leurs e-mails à partir du système e-Mentor Pro à leur adresses normale ou en se connectant directement sur le site Internet. Ils peuvent envoyer leurs e-mails en utilisant leur propre adresse e-mail ou via le site Internet.

Les tuteurs utilisent généralement leur propre adresse e-mail - les e-mails échangés dans le cadre du programme de tutorat seront lus et rédigés sur le lieu de travail du tuteur, en utilisant leur propre messagerie. Les élèves peuvent utiliser soit le système de messagerie de leur école, soit le site Internet d'e-mentor Pro pour lire et répondre à leurs e-mails.

e-Mentor Pro permet à chaque tuteur d'avoir plusieurs tutorés et à chaque tutoré d'avoir plusieurs tuteurs.
La même personne peut être à la fois tuteur et tutoré. Le système est conçu pour que chaque personne puisse jouer plusieurs rôles, par exemple un coordinateur peut aussi être un tuteur, et certains élèves peuvent aussi devenir tuteurs d'autres élèves plus jeunes.

Enfin, le système génère automatiquement des alertes sur l'activité ainsi que des statistiques complètes.